Mai 142018
 

Lagerverwaltung und Bestandsführung

Manche meiner Kunden nutzen sie überhaupt nicht, andere können nicht mehr ohne: die Lagerverwaltung in MonKey Office.

fiktives Hochregallager mit Autos

Bilderandi / Pixabay

Tatsächlich ist keine Lagerverwaltung (auch Lagerhaltung genannt) integriert, sondern eine Bestandsführung. Der Grund ist, dass wir hier keine Lager verwalten, sondern über den Bestand einzelner Artikel Buch führen. Es gehört noch wesentlich mehr zur Lagerhaltung, wie Wikipedia weiß:

  • Lagerplatz
  • Lagerbestand
  • Lagerverfahren
  • Lagerkennziffern
  • Lager-, Bestands- und Vorratsanalyse

In MonKey Office betrachten wir fast ausschließlich den zweiten Punkt, den Lagerbestand. Die Buchführung über den Lagerbestand nennt man Bestandsführung. In vielen Foren und Beschreibungen sämtlicher Programme für Buchhaltung und Warenwirtschaft wird der Begriff der Lagerverwaltung genannt, obwohl er nicht immer zutrifft. Ich möchte euch einen Einblick in die Bestandsführung geben und aufzeigen, warum sie äußerst flexibel ist. Es gibt noch über weitere Aspekte zu berichten, das würde jedoch das Thema dieses Artikels zu weit fassen. Wenn Bedarf besteht überzeugt mich, dass ich mal einen Blogbeitrag über die Workflows bei der Lagerbuchung oder den automatischen Bestellvorschlägen schreiben sollte 😀.

Lagerbestand buchen

Screenshot: Konfiguration eines Lagerartikels in der LagerverwaltungEs gibt zwei Möglichkeiten, wie der Lagerbestand verändert werden kann. Entweder geschieht dies durch einen Beleg oder eine manuelle Buchung. Die Veränderung durch einen Beleg kann beispielsweise durch einen Lieferschein, eine Rechnung, einen Wareneingang oder eine Eingangsrechnung geschehen.

Grundsätzlich unterscheidet MonKey Office Artikel und Leistungen. Leistungen haben keine Lagermöglichkeit und auch kein Gewicht, was ja auch verständlich ist. Für jeden Artikel kann ich bestimmen, ob ich die Lagerverwaltung nutzen möchte oder nicht. Das bedeutet, dass ich einen Artikel grundsätzlich nicht im Lager erfassen möchte während ein anderer durchaus einer Bestandsführung unterliegen soll.

Beeinflussung des Bestands durch Ausgangsbelege

Angenommen ich schreibe einen Lieferschein an ein Unternehmen auf Basis eines Angebots. Im Lieferschein ist vermerkt, welche Artikel zum Versand bereit stehen und ich zur Post bringen muss. Sobald ich diesen sichere werde ich gefragt, ob der Bestand aller Lagerartikel um die angegebene Menge reduziert werden soll. Ich kann diese Frage bejahen oder aus Gründen verneinen. Diese Frage lässt sich für euren individuellen Workflow auch abschalten, wenn er euch nervt.

Hier zeigt sich die Flexibilität des Programms. Entweder ich habe einen Artikel, den ich einem Lager zuweise oder eben nicht. Dann kann ich individuell entscheiden, ob ich den Lagerartikel im Bestand verändern möchte oder nicht.

Eingangsbelege erhöhen den Lagerbestand

Wenn ich viele Artikel verkauft habe muss ich dafür sorgen, dass Waren wieder reinkommen und auch gebucht werden. Dazu gibt es den Bereich der Eingangsbelege. Hier erfasse ich zum Beispiel einen Wareneingang oder eine Eingangsrechnung. Nach dem Sichern werde ich auch hier gefragt, ob der Bestand gebucht werden soll. Hier wird natürlich der Bestand erhöht.

Manuelle Bestandsführung bei Inventur

Die zweite Möglichkeit der Bestandsveränderung neben der durch Belege ist die manuelle Buchung und kommt meistens durch eine körperliche Inventur zustande. Man zählt die Anzahl der Artikel und vergleicht sie mit dem Bestand im Programm. Ist eine Abweichung vorhanden bucht man einen Zugang oder Abgang. Die Abweichung kann auftreten durch Verlust, Diebstahl, Vergesslichkeit (eine Buchung vorzunehmen) und anderem.

Negative Lagerbestände

Screenshot: negativen Lagerbestand zulassenBis jetzt habe ich ausgeführt, dass MonKey Office sehr flexibel ist was die Buchung von Artikeln angeht. Aber es kommt noch ein zweiter Punkt dazu. Angenommen ihr habt nicht nur Verkaufsartikel, sondern ihr verleiht sie auch. Ihr müsst euch dann überlegen wie euer Workflow sein soll. Ich schlage vor, dass jedes Verleihen eines Artikels einen Lieferschein bedingt, der den Lagerbestand verringert. Kommt der Verleihartikel zurück erstellt ihr einen Wareneingang. Dieser muss ja nicht zwingend mit einer Eingangsrechnung verbunden sein.

Habt ihr genügend Artikel auf Lager könnt ihr (wenngleich ich das nicht für ganz sauber halte) auch einen negativen Bestand zulassen. In den Einstellungen lässt sich dies konfigurieren. Die Software warnt, dass nicht mehr genügend Artikel am Lager sind, jedoch könnt ihr den Lieferschein trotzdem ausgeben. Sinnvoll kann dies beispielsweise sein, wenn ihr einem Kunden schon das Paket fertig macht und auf dem Weg zur Post beim Großhandel neue Artikel einkauft. Es sollte jedoch die Ausnahme sein.

Zusammenfassung

Wir haben also zwei Möglichkeiten, die sich zu vieren kombinieren lassen: Abfrage Lagerbuchung ja/nein sowie mit oder ohne negative Bestände. Die nachfolgende Tabelle verdeutlicht die vier Möglichkeiten, die uns die Flexibilität gewährleisten sollen. Das bedeutet auch, dass wir mit fast keinem Aufwand vier völlig verschiedene Workflows bezüglich der Lagerverwaltung nutzen können.

Screenshot Tabelle Ich hoffe mir ist es gelungen euch ein wenig Einblick in die Möglichkeiten der Bestandsführung von MonKey Office zu geben. Schreibt mir bei Wünschen oder Vorschlägen was ich noch klarer oder genauer beleuchten soll.

Klaus Löfflad

Ich bin Gründer und Geschäftsführer der train4media Unternehmergesellschaft und biete Know-How, um Alltagsaufgaben in Prozesse zu verwandeln. So werden sie schneller und mit Spaß erledigt.

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