Mai 282018
 

Offene Posten in MonKey Office

MonKey Office ist eine komfortable, aktuelle und leistungsfähige Lösung für deine Auftragsverwaltung und Buchhaltung. Offene Posten sind ein Ein- oder Augangsbelege, welche noch nicht bezahlt wurden oder deren Zahlung seitens der Kunden noch ausstehen. Diese kannst du bei Zahlung händisch ausbuchen. Das ist fehleranfällig. Ich zeige dir deswegen, warum und wie du Bankauszüge importierst und die Offenen Posten in drei Schritten ausbuchst. Ich verwende das umgangssprachliche Wort „Ausbuchen“. Damit meine ich den Zahlungsausgleich über OPs und nicht im Sinne von Verlusten.

Beispiel für einen Offenen Posten

Nehmen wir einmal an du hast eine Rechnung über 256,00 € geschrieben. Diese Rechnung erzeugt einen Offenen Posten. Der Posten ist offen, weil er noch nicht bezahlt wurde. Das gleiche geschieht analog bei Eingangsrechnungen. In der OP-Liste Liste siehst du alle offenen Debitoren- und Kreditorenposten. Bei der manuellen Ausbuchung musst du auf deinen Kontoauszügen nachschauen, ob eine Zahlung vom Kunden in Höhe von 256,00 € eingegangen ist und diese dann auf dem Auszug abhaken. Nach dem Ausbuchen ist der Posten nicht mehr offen. Er ist bezahlt.

Diese Verwaltungstätigkeit übernimmt MonKey Office für dich mit Hilfe des Imports von Bankauszügen. Dies zeige ich dir anhand des Bankprogramms Bank X.

Schritt 1: Export aus Bank X

Offene Posten ausbuchen (Schritt 1)Für den Export musst du die entsprechenden Zeilen in Bank X markieren und auf Exportierenkomplette Buchungen… klicken. Im Exportfenster wählst du die Option Nur die ausgewählten Buchungen an und speicherst die CSV-Datei auf deinem Schreibtisch.

Mein Tipp: ich persönlich markiere die soeben exportierten Zeilen mit einem Fähnchen (Rechtsklick → Markieren). So verhindere ich, dass ich zwei Zeilen versehentlich doppelt exportiere. Dann bin ich auch nicht auf ein bestimmtes Datum angewiesen, sondern buche, „wie es gerade passt“, bzw. wenn einige Buchungen aufgelaufen sind.

Schritt 2: Import in MonKey Office

Vor dem allerersten Import musst du eine sogenannte Importdefinition erstellen. Hier sagst du MonKey Office, in welcher Spalte sich welche Information befindet. Zum Beispiel ist der Betrag in Spalte drei, das Buchungsdatum in Spalte eins usw. Für Bank X steht bereits eine mitgelieferte Importdefinition zur Verfügung. Wie du für andere Banken oder Programme eine solche Importdefinition erzeugst findest du im Anwenderhandbuch.

Offene Posten ausbuchen (Schritt 2)Jetzt im 2. Schritt importierst du über Buchhaltung → Bankauszüge die Bankzeilen aus der Datei auf deinem Schreibtisch. Gebe oben dein Bankkonto an, die richtige Importdefinition, in unserem Beispiel Bank X und klicke auf Ausführen. Du siehst dann die Bankzeilen im Fenster. Mit Klick auf OK speicherst du sie in MonKey Office ab.

Beim ersten mal solltest du testen, ob alles geklappt hat.

Schritt 3: Ausbuchen der Offenen Posten

Offene Posten ausbuchen (Schritt 3)Jetzt kannst du über den Bereich Buchhaltung → Einnahmen & Ausgaben oben auf den Pfeil rechts neben dem Buchungstext klicken und den Reiter Bankauszüge auswählen. Hier siehst du alle Bankauszüge, die du importiert und noch nicht abgearbeitet hast. Unter den Bankauszügen erhalten alle Bankzeilen, die du ausgebucht hast einen grünen Haken, genau wie du es bisher bei der manuellen Buchung auf dem papierhaften Kontoauszug gemacht hast.

Fazit

Ich hoffe ich konnte dir Zeigen wie und warum du Offene Posten über die Bankauszüge buchen solltest. Wenn du nochmal ganz genau nachlesen willst, wie der Prozess funktioniert möchte ich dich auch hier auf das hervorragende Anwenderhandbuch verweisen. Hier ist alles detailliert beschrieben. Alternativ helfe ich dir gern im Rahmen einer Schulung weiter.

Klaus Löfflad

Ich bin Gründer und Geschäftsführer der train4media Unternehmergesellschaft und biete Know-How, um Alltagsaufgaben in Prozesse zu verwandeln. So werden sie schneller und mit Spaß erledigt.

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