Apr 172018
 

Immer wieder werde ich gefragt, wozu der Tagesabschluss im Buchhaltungsprogramm MonKey Office dient. An dieser Stelle möchte ich das etwas ausführen und Licht ins Dunkel bringen.

GoBD und GoB

Tagesabschluss mit Taschenrechner neben TastaturDie GoBD, oder die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, geben formale Anforderungen vor, wie ein Unternehmer die elektronische Buchhaltung zu führen und aufzubewahren hat. Sie trat zum Januar 2015 in Kraft.

Hier müssen wir zunächst unterscheiden zwischen der GoBD und der GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung). Zwei sehr ähnliche Begriffe, das ist verwirrend. Die GoB sind eine Sammlung aus niedergeschriebenen und unausgesprochenen Regeln, Praxisurteile der Rechtsprechung und Empfehlungen von Wirtschaftsverbänden. Sie dient dem Schutz aller Beteiligten bei geschäftlichen Transaktionen.

Die GoBD wiederum schafft rechtliche Vorgaben für elektronische Buchführung sowie den Datenzugriff darauf. Wer also keine Aufzeichnungen im Computer führt muss sich zwar an die GoB halten, kann die GoBD jedoch ignorieren.

Der Tagesabschluss in MonKey Office hilft dabei, einen Teil der GoBD sowie der GoB möglichst einfach abzubilden.

Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)

Relativ einfach zu verstehen ist der Sinn der GoB. Hier wird ausgeführt, wie Buchhaltung grundsätzlich beschaffen sein soll. Wikipedia nennt folgende Punkte:

Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein. Dazu gehört:

  • eine sachgerechte Organisation
  • eine übersichtliche Gliederung des Jahresabschlusses
  • ein Verbot, Vermögenswerte und Schulden sowie Aufwendungen und Erträge miteinander zu verrechnen (Bruttoprinzip, Saldierungsverbot), und
  • ein Verbot, Buchungen unleserlich zu machen.
  • ein Verbot, Bleistifteintragungen vorzunehmen.

Alle Geschäftsvorfälle müssen fortlaufend, vollständig, richtig und zeitgerecht sowie sachlich geordnet gebucht werden.

Jeder Buchung muss ein Beleg zugrunde liegen.

Die Buchführungsunterlagen müssen ordnungsmäßig aufbewahrt werden.

Diese Regeln leuchten ein wenn man versteht, was Unternehmer innerhalb der Buchführung manipulieren könnte. Dazu komme ich noch weiter unten zu sprechen.

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Die GoBD regelt beispielsweise, welche Unterlagen zu Geschäftsfällen aufzubewahren sind. Als Beispiel werden Kostenstellen als Bewertung von Wirtschaftsgütern genannt. Sie sollten also die Unterlagen aufbewahren, auf deren Basis Sie z.B. den Wert eines Gegenstandes bemessen haben.

Wie Sie diese aufbewahren müssen wird Ihnen überlassen. Das heisst Sie entscheiden, ob Sie eine relevante E-Mail ausdrucken oder elektronisch an die Buchung in der MonKey Office Datenbank ablegen.

Sehr wichtig sind auch Einnahmen und Ausgaben mit einer Kasse. Diese sollen täglich festgehalten werden.

Tagesabschluss beugt Betrug vor

Screenshot zum Tagesabschluss machenDer Tagesabschluss in MonKey Office dient einerseits dazu, dass Unternehmen weniger betrügen, ob vorsätzlich oder unbeabsichtigt sei dahingestellt. Zum anderen schützt er den Unternehmer auch gegen den Vorwurf eines Betruges wie beispielsweise Steuerhinterziehung.

„Ich hinterziehe doch keine Steuer, ich bin ehrlicher Unternehmer oder Kaufmann“, sagen jetzt bestimmt alle von Ihnen. Und Sie haben recht.

Was ich nun sage ist meine ganz persönlichen Sichtweise um die ganzen Gesetzgebung und Regeln zu verstehen. Aus Sicht des Finanzamtes geht es stets nur darum, dass der Staat seine Steuern bekommt. Früher war es genauso, als der Landvogt zu den Bauern ritt und des Königs Teil der Ernte einforderte. Wer nicht zahlt wird bestraft. Ein Glück gibt es heute festgelegte Regeln statt Willkür.

Grundsätzlich betrachtet das Finanzamt erstmal jeden als potentiellen Betrüger bis im Fall einer Prüfung das Gegenteil bewiesen werden kann. Wie gesagt, das ist meine persönliche Sicht und nur so kann ich mir die Vielzahl an Verordnungen, Regeln und Gesetze erklären. Unbestritten ist, dass uns allen die gezahlten Steuern mehr oder weniger zugutekommen und dass die Steuern nicht dem Unternehmer, sondern dem Kunden gehören. Der Unternehmer gibt sie lediglich an die Finanzverwaltung weiter.

Ein Beispiel für Manipulation

Um klarer zu machen was ich mit Manipulation und Betrug meine gebe ich ein Beispiel.

Ein Unternehmer erhält eine Rechnung von einem Lieferanten über 1.000 € plus 19% USt. Er würde nach der Steuererklärung 119 € Steuern, die er an den Lieferanten gezahlt hat vom Finanzamt zurückbekommen. Jetzt versucht er (oder sie) zu manipulieren und ändert vor der Steuererklärung den Rechnungsbetrag von 1.000 € auf 10.000 € netto und bekommt vom Finanzamt 1.119 € erstattet.

Tagesabschluss schützt den Unternehmer

Screenshot mit Belgen für den TagesabschlussEs gibt noch viele Beispiele. Um solchen Missbrauch zu verhindern gibt es den Tagesabschluss in MonKey Office. Hier werden Sie beim Beenden der Software darauf hingewiesen, dass Buchungen, Angebote, Rechnungen und anderes noch nicht festgeschrieben sind. Nach der Festschreibung, früher auch Verbuchung genannt, vergibt MonKey Office im sogenannten Journal eine fortlaufende Journalnummer nebst Datum. Es spielt keine Rolle, wann die Buchung tatsächlich stattfand. Entscheidend ist das Festschreibungsdatum. Erst jetzt, nach der Festschreibung, ist eine Eingangsrechnung, Buchung, Angebot etc. nicht mehr änderbar.

Wenn nun Steuerbeamte Ihre Bücher prüfen möchten können Sie anhand der Festschreibung nachweisen, dass Sie eine Rechnung am gleichen Tag, oder zumindest zeitnah, fest verbucht haben. Das nennt man revisionssichere Buchhaltung. Es kann ja sein, dass der Steuerverwaltung Unregelmäßigkeiten bei Ihrem Lieferanten aufgefallen sind und gehen nun alle relevanten Kunden durch – also auch Sie. Und wenn Sie Ihre Buchführungsprozesse plausibel erklären können ist erstmal alles in Ordnung.

Irren ist menschlich

Sollten Sie feststellen, dass Sie irrtümlich doch mal einen Fehler gemacht haben ist nicht alles verloren. Sie können eine Buchung jederzeit stornieren und neu eintragen. Das ist Vergleichbar mit einem Buch, bei dem Sie die fehlerhafte Zeile sauber durchstreichen und am Ende neu eintragen, eine neue Journalnummer vergeben und mit dem aktuellen Datum versehen. In MonKey Office gibt es die Möglichkeit, eine Buchung zu ändern. Hier wird der vorhandene Eintrag storniert und ein Duplikat angelegt, welches wieder änderbar ist, weil es ja noch nicht festgeschrieben wurde.

Man darf sich irren. Auch das Finanzamt weiß, dass Fehler passieren. Änderungen müssen nur nach den Regeln der GoBD und der GoB geschehen.

Haftung des Unternehmers

Übrigens sollte es sich von selbst verstehen, dass Sie als Unternehmer persönlich für die ordnungsgemäße Buchführung haften und nicht etwa Ihr Steuerberater oder Buchhalter. Auch lässt das Finanzamt bei Prüfungen mittlerweile nicht mehr durchgehen, dass Sie am Ende des Monats alles an das Steuerbüro geben. Die Zeitspanne von über einem Monat oder gar quartalsweise ist den Behörden mittlerweile zu lang. Hier kann viel Missbrauch entstehen. Daher sollen Sie das Angebot wahrnehmen und die Buchungen am Ende des Tages festschreiben. Wörtlich heisst es im Text der GoBD:

Für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher elektronischer Aufzeichnungen im Sinne der Rzn. 3 bis 5, einschließlich der eingesetzten Verfahren, ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich. Dies gilt auch bei einer teilweisen oder vollständigen organisatorischen und technischen Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben auf Dritte (z. B. Steuerberater oder Rechenzentrum).

Praktische Tipps im Umgang mit dem Tagesabschluss

  1. Es kommt vor, dass Sie eine Rechnung schreiben, jedoch erst in einigen Tagen absenden wollen, weil Ihnen noch eine kleine Information fehlt. Das kann die Seriennummer eines Gerätes sein, die genaue Stundenanzahl oder so etwas. Würden Sie sie im Tagesabschluss festschreiben ließe sich die Information nicht mehr nachtragen. Sollten Sie die Rechnung als mehrere Tage im Tagesabschluss lassen oder lieber erst schreiben, wenn Sie die Information haben? Für solche Fälle nutzen Sie am Besten die Entwurfsfunktion innerhalb der Belegerfassung. Hier wird keine Belegnummer vergeben und er wirkt sich steuerlich nicht aus. Erst wenn Sie alles zusammen haben machen Sie den Haken weg und senden die Rechnung ab.
  2. Im Bereich Office unter Tagesabschluss sind scheinbar viele Aktionen offen. Das zeigt Ihnen MonKey Office durch eine Zahl in einem roten Kreis an. Sie sehen diese Buchungen jedoch nicht. Das liegt daran, dass die Buchungen in einem anderen Zeitraum, typischerweise einem anderen Jahr stattgefunden haben. Lassen Sie sich im Filter Alle Jahre anzeigen und Sie werden die Buchungen sehen.

Wie Sie sehen gibt es kaum Ausreden, den Tagesabschluss nicht zu verwenden. Wenn Sie weitere Fälle oder Tipps haben schreiben Sie sie mir gern in die Kommentare, dann baue ich sie hier in den Artikel ein.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen den Sinn des Tagesabschlusses etwas näher bringen.

Klaus Löfflad

Ich bin Gründer und Geschäftsführer der train4media Unternehmergesellschaft und biete Know-How, um Alltagsaufgaben in Prozesse zu verwandeln. So werden sie schneller und mit Spaß erledigt.

  One Response to “MonKey Office Tagesabschluss”

Comments (1)
  1. Vielen Dank für Ihre Ausführungen und Erklärungen zu dem Thema „Festschreibung“ in MonKey Office.
    Wir können uns mit diesen Aussagen voll und ganz identifizieren und möchten hiermit unterstützend die Zweifel und Unsicherheiten vor dem endgültigen Festschreiben bei allen Anwendern von MonKey Office ausräumen.

    Erstens ist das Festschreiben keine Endgültigkeit, denn jedem steht für Fehlbuchungen der Weg des Stornos offen. Einziger Unterschied ist die Sichtbarkeit der alten Buchung, die jetzt begründet korrigiert wurde. Das ist kein Verbrechen und kein Betrug. In der immer komplizierter gewordenen Buchhaltung werden Fehler gemacht, die berichtigt und ausgeräumt werden können, nur eben nachvollziehbar. Soviel zum Absatz: Irren ist menschlich.

    Zweitens sollte man das Festschreiben als eigene Sicherheit werten. Nach der Umsatzsteuer-Voranmeldung sind die Firmenzahlen an das Finanzamt gesendet worden. Wenn jetzt, aus welchem Grund auch immer in diesem Zeitraum Buchungen verändert werden, stimmen die gemeldeten Zahlen nicht mehr und das gibt bei einer Betriebsprüfung garantiert Ärger und Argwohn. Also sind Festschreibungen auch Selbstschutz.

    Auch der Absatz: Haftung des Unternehmers ist sehr wichtig.
    Es ist leider nicht richtig, das das Steuerbüro oder der Steuerberater, wenn er als Dienstleister für Sie arbeitet, die Verantwortung für die korrekte Buchhaltung Ihres Unternehmens trägt. Nur der Unternehmer steht voll und ganz für seine Firma in der Verantwortung und haftet für alle Missstände.

    Verena Mutterer
    ProSaldo GmbH

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